YEMEK ÜRETİM TESİSLERİ SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. AMAÇ

Öztürk Yemek Üretim Tesisleri San. ve Tic. Ltd. Şti. (“Öztürk Yemek” veya “Şirket”) tarafından elde edilmiş olan ve bu dokümanda detayları ile açıklanmış kişisel verilerin saklama ve imhasına ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) hazırlanmıştır.

Öztürk Yemek veri sorumlusu sıfatıyla, 07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), ilgili mevzuat ve yönetmelikler kapsamında; çalışanlara, çalışan adaylarına, mevcut ve muhtemel müşterilerine, hizmet sağlayıcılarına, ziyaretçilerine, kamu kurum ve kuruluş çalışanlarına, iş ortaklarına, iştiraklerine ve bağlı ortaklıklarına, tedarikçilerine ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin işlenmesine, saklanmasına, imhasına ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasına yönelik olarak imkânları dâhilindeki her türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır.

2.TANIMLAR

3. KAPSAM

Öztürk Yemek çalışanları, çalışan adayları, mevcut ve muhtemel müşterileri, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçileri, hissedarları, iş ortakları, iştirakler ve bağlı ortaklıkları, tedarikçileri içerisindeki gerçek kişilere ait kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamlarına ve kişisel veri işlenmesine, saklanmasına ve imhasına yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

4. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Öztürk Yemek’ in tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, düzenli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıdaki Tablo’da verilmiştir.

5. KİŞİSEL VERİLERİN KAYDEDİLDİĞİ ORTAMLAR

Öztürk Yemek nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklere uygun bir kayıt ortamında tutulur. Öztürk Yemek  veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak işlemek ve gerekli teknik ve idari tedbirleri alarak korumaktadır.

Kişisel verilerin saklanması için kullanılan elektronik ve fiziki kayıt ortamları aşağıda belirtilmiştir.

• Masaüstü ve dizüstü bilgisayarlar
• Mobil telefonlar
• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
• Bulut ortamı
• Kamera Kayıt sistemleri

• Yazılı, basılı, görsel ortamlar

6. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Öztürk Yemek tarafından; çalışanları, çalışan adayları, mevcut ve muhtemel müşterileri, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçileri, hissedarları, iş ortakları, iştirakler ve bağlı ortaklıkları, tedarikçileri, topluluk şirketleri içerisindeki gerçek kişilere, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna ve ilgili mevzuata uygun olarak saklanır ve imha edilir.

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

6.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, Öztürk Yemek faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarına uygun süre kadar saklanır.

A. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Öztürk Yemek faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 6102 saylı Türk Ticaret Kanunu
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İş Sağlığı Ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği
• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 2004 s. İcra ve İflas Kanunu
• 3475 Vergi Usul Kanunu
• 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
• 1593 sayılı Umumi Hıfzısıhha Kanunu
• 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu

Bireysel Emeklilik Tasarruf Ve Yatırım Sistemi Kanununda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun

• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler

ve bunlarla sınırlı olmamak üzere ilgili olduğu mevzuat çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar muhafaza edilmektedir.

B. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Öztürk Yemek, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
• Diğer-Çalışanlar İçin Bireysel Emeklilik İşlemlerinin Yürütülmesi
• Diğer-Özlük Dosyası için zorunlu olarak alınan nüfus cüzdan fotokopisi nedeniyle
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

6.2 İmhayı Gerektiren Sebepler

Öztürk Yemek,  bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5. ve 6. Maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde re ‘sen işbu Politika uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Aynı zamanda kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması,

• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanunun 11. Maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
• Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

durumlarında, Öztürk Yemek tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re ’sen silinir,  yok edilir veya anonim hale getirilir.

7.  TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Şirket, kişisel verilerin güvenli olarak işlenmesi ve saklaması için, kayıt ortamlarının ve ilgili verinin niteliklerine uygun olarak, aşağıda belirtilmiş olan teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

7.1.  Teknik Tedbirler

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır
• Şifreleme yapılmaktadır

7.2. İdari Tedbirler

• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Diğer-Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Veri Sorumluluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) bildirim yapılmıştır.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.

8. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

Öztürk Yemek, Kanuna ve sair mevzuatı ile Politikaya uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler bittiğinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.

8.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

a. Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

b. Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

c. Bulut Ortamında Yer Alan Kişisel Veriler

Bulut ortamlarında yer alan kişisel verilerin, depolanması ve kullanımı sırasında şifreleme yöntemi ile erişim sağlanmaktadır. Bu ortamlarda bulunan kişisel veriler  silinir ve ilgili kullanıcıların erişim, geri getirme, tekrar kullanma gibi yetkileri kaldırılır.

8.2. Yok Etme

a. Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt öğütücü makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

b. Optik, Manyetik ve Sabit Medyada Yer Alan Kişisel Veriler

Optik, manyetik ve sabit medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler üzerine yazma ve küçük parçalara ayırma yöntemleri ile verilerin imhası gerçekleştirilir.

9. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Öztürk Yemek tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde,
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta,
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında 

yer alır.

10. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Öztürk Yemek, işlemiş olduğu verilerin saklanma süreleri de dikkate alınarak belirli zamanlarda kontroller gerçekleştirmekte ve bu kapsamda 6 ayda bir periyodik imha sürecine girmektedir.

11. GÜNCELLEME

Yukarıda maddeler halinde yazılı işbu Politika, Şirket’in https://www.boluozturk.com/  internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilecektir. Politikada değişiklik yapılması durumunda sözü edilen internet sitesinde yayımlanacak ve değişiklikler Politika’nın sonunda belirtilen notlara eklenecektir.

Öztürk Yemek, güncellenen ve değişen uygulamalar oldukça ilgili kanunlar ve Kurul’un vereceği kararlar doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

12. DEĞİŞİKLİK NOTLARI

10/06/2022 Tarihinde Öztürk Yemek Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası yayımlanmıştır.